Dans les entreprises ou dans les grands services publics dignes de ce non on a besoin toujours de définir les règles d’utilisation des technologies de l’information et de la communication, de façon que leur application puisse être opposable aux salariés. C’est la seule façon d’empêcher les salariés d’abuser des outils TIC mis à leur disposition pour la bonne marche du travail dans de vastes calembredaines qui épuisent les crédits de communication de l’Etat et des entreprises par d’intempestifs appels privés. L’adoption donc de charte d’utilisation des technologies de l’information et de la communication est donc nécessaire pour moraliser l’utilisation des emails, de l’internet, des réseaux sociaux, du téléphone fixe et portable, des interphones, scanners, photocopieuses, clefs USB et autres périphériques, sur le lieu de travail. Ceux qui veulent règlementer leur usage professionnel auront le choix entre le faire globalement par un même et seul texte ou séparément par plusieurs textes adaptés à chaque outil. Beaucoup de professionnels semblent adopter une règlementation sectorielle. C’est cette option que nous conseillons. Dans les deux cas, il faut dire que les Chartes d’Emails sont aujourd’hui indispensables dans nos services pour mieux rationnaliser la communication et réduire l’exposition aux risques juridiques. En diminuant aussi les mauvais usages et les risques de transmission de virus, les chartes e-mail ont aujourd’hui prouvé leur utilité.
On ne peut pas comprendre que nos grandes entreprises et notre administration publique continuent de communiquer avec l’extérieur derrière des adresses Emails Yahoo ou Google qui ne sont pas professionnelles pour un Etat ou une entreprise. Quand nous voyons le Ministère en charge des TIC utiliser des adresses emails Yahoo ou Google pour de gros appels de passation de marchés publics, nous nous arrachons les cheveux. Communiquer autour des marchés publics avec des adresses emails Yahoo ou Google c’est ouvrir la boite à pandore pour la corruption et la non traçabilité de la chose publique. C’est aussi tuer la gestion des connaissances et la mémoire de l’Administration. Les emails privés Yahoo et Google échappent au contrôle du juge et des services de contrôle de la gestion financière de l’Etat par que c’est tout simplement ils relèvent de la correspondance privée. Quand on succède ou qu’on remplace un agent qui a passé toute sa carrière à échanger au nom de l’Etat, a passé les marchés publics de l’Etat avec ses adresses e-mails privées, on ne peut pas avoir accès à la mémoire de ses échanges qui renfermerait ainsi une partie de la mémoire collective de notre administration enfouie dans ses emails privés. C’est pourquoi il est plus qu’indispensable de définir à travers une Charte d’email de l’Administration malienne les règles d’utilisation des Emails professionnels. Et les entreprises privées qui voudront de la transparence et de la rationalité dans la gestion de leurs affaires devront aussi emboiter le pas à de telles pratiques. Maintenant que l’utilité et le bien fondé d’une Charte d’email sont établis sans équivoques, que l’on sait plus ou moins maintenant pourquoi mettre en place une charte e-mail ? Et ce que les Chartes d’e-mail apportent, nous allons dans nos prochaines livraisons voir les menaces qui pèsent sur les organisations qui utilisent l’e-mail au quotidien en matière de :
1. Responsabilité pénale
2. Violation de confidentialité
3. Pertes de productivité
4. Transmission de virus, saturation de réseaux et pannes
5. Dégradation d’image et de réputation
O’Bamba
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