L’Agétipe est la seule structure qui a décidé de saisir le VEGAL pour une mission de contrôle et de conseil. Le fait merite d’être signalé et milite à l’avantage du Directeur de cette Agence. Le journal Aurore, en son temps, a denoncé nombreux de dysfonctionnements et de charges superflues que l’équipe sortante à imposer à l’Agence. Voici le rapport produit par le VEGAL en fin de mission.rn
REDIMENSIONNEMENT DES CHARGES DE L’AGETIPE
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Suite à la demande d’audit financier dont le Directeur Général de l’AGETIPE l’a saisi, le Vérificateur Général, tenant compte des multiples contrôles effectués par les cabinets d’audit et d’expertise comptable et les services de contrôle de l’Etat, a donné son accord pour une mission de conseil en vue du redimensionnement des charges de l’Agence après l’arrêté des comptes 2005.
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La mission a procédé à l’analyse de l’activité génératrice de revenus de l’AGETIPE dans un premier temps et dans un second temps, elle s’est consacrée à l’analyse des charges de l’Agence.
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FAITS CONSTATéS
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Les cellules de la Direction Technique et de la DAF sont actuellement en sous activité. Certaines cellules relevant de la direction technique notamment, la CPSQ, ne sont pas opérationnelles, et de ce fait ne jouent aucun rôle indispensable pour l’Agence.
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Par ailleurs, la baisse du niveau d’activité de l’Agence entraîne un sous emploi au niveau des comptables et des chefs de projets, ce qui explique un surplus d’effectifs. Le manque de coordination entre les différents départements, le laxisme dans le suivi des chantiers par les chefs de projets et le non respect des clauses contractuelles sont à l’origine des nombreux procès perdus et qui ont une incidence financière importante sur les ressources de l’Agence. L’organisation interne et la gestion de l’AGETIPE sont à la base de toutes les pertes financières occasionnées.
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Suite à l’arrivée à terme du Projet de Développement Urbain et Décentralisation le 30 juin 2006, et à l’annulation de la convention relative au PISE, l’Agence tourne à 40% de son activité normale. Les honoraires issus des conventions en cours ou en phase de lancement ne couvrent plus les charges de fonctionnement. Les cellules CPSQ, CPUD, CISSS et CN sont en sous activité mais continuent à fonctionner avec les mêmes effectifs. Les missions de suivi de projets mobilisent les chauffeurs et les véhicules comme par le passé. Les comptables recrutés pour le suivi des comptes de projets arrivés à terme se retrouvent sous-employés.
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Les charges sont disproportionnées et sont souvent les conséquences de certaines décisions de gestion. La mission a constaté :
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Une consommation abusive du carburant au niveau des véhicules de service à cause de leur utilisation à des fins personnelles ;
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une utilisation abusive de l’eau et de l’électricité dans les locaux ;
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le coût élevé des entretiens et réparations des véhicules de l’AGETIPE ;
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le coût élevé du recrutement des Directeurs Généraux ;
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des montants superflus alloués aux dépenses de sponsoring et aux cadeaux ;
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l’inadéquation de la rémunération de l’avocat conseil par rapport aux résultats obtenus ;
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Du personnel (cas CN) ;
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une mauvaise maîtrise des coûts et des dépenses de missions ;
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le coût excessif des remboursements de frais d’hospitalisation à l’étranger et au Mali du personnel et de leur famille.
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Les charges d’électricité, d’eau et d’entretien du bâtiment de l’Agence sont élevées.
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RECOMMANDATION
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Envisager la sous-location comme moyen de réduire les coûts d’entretien du bâtiment.
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Recruter les chefs de projets pour des projets spécifiques en fonction de la durée
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des conventions qui leur seront attribuées, permettant ainsi à l’Agence de faire une
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économie substantielle sur les salaires et d’autres charges de fonctionnement ;
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assurer une meilleure coordination des activités du siège avec la CN, en vue d’un suivi plus rigoureux des chantiers ;
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rendre systématique la production de rapports de visite de chantiers, afin de permettre à l’Agence de prendre des dispositions utiles et à temps ;
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veiller à une utilisation effective des rapports de mission, instruments permettant d’anticiper et de prévenir les difficultés et les contentieux avec les entreprises ;
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solder toutes les opérations en suspens au niveau des comptes de projets clôturés, faute de quoi l’Agence court un risque de justifier ou de rembourser des fonds ;
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veiller à ce que tous les terminaux électriques et eau soient éteints après les heures de service ;
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définir les procédures de prévision et d’élaboration du budget, afin de déterminer la pertinence des lignes budgétaires ;
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allouer des dotations individuelles de carburant au Directeur Administratif et Financier et au Directeur Technique, et clarifier le mode de gestion des véhicules affectés à ceux-ci (véhicule de fonction ou véhicule de service).
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revoir le contrat d’entretien et réparation de véhicules en procédant à un appel d’offres ;
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dégager une synergie entre les missions selon le lieu géographique afin de réduire les budgets de mission ;
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plafonner ou supprimer certaines dépenses de prestige telles que les cadeaux de fin d’année, les forfaits de téléphone portable, les dépenses de parrainage, les frais d’organisation de l’assemblée AFRICATIP ;
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revoir le contrat de l’avocat conseil à la lumière du taux élevé des procès perdus.
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B.S.Diarra
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