Par Pouvoirs N°021/2018/BVG du 12 novembre 2018 et en vertu des dispositions de l’article 2 de la Loi n°2012-009 du 8 février 2012 abrogeant et remplaçant la Loi n°03-030 du 25 août 2003 l’instituant, le Vérificateur Général a initié la présente vérification financière de la gestion de l’Ambassade du Mali à Madrid (Espagne) au titre des exercices 2015, 2016, 2017et 2018 (1ersemestre).
D’emblée, notons que les montants totaux des recettes et des dépenses sur la période sous revue s’élèvent respectivement à 2 300 285 160 FCFA et à 1 814 431 021 FCFA. Les recettes se décomposent en transferts de fonds du Trésor Public pour 1 794 627 161 FCFA et en recettes de chancellerie et celles issues de la vente des timbres fiscaux pour 505 657 999 FCFA. De sa création à nos jours, l’Ambassade n’a pas fait l’objet de vérification par le Bureau du Vérificateur général. Au regard de ce qui précède, le Vérificateur Général a initié la présente mission.
La présente mission a pour objet l’examen des opérations de recettes et de dépenses de l’Ambassade du Mali à Madrid (Espagne) du 02 janvier 2015 au 30 juin 2018. Elle vise à s’assurer de la régularité et de la sincérité desdites opérations. Les travaux ont porté sur les dépenses de fonctionnement, d’investissement ainsi que les recettes de chancellerie et celles issues de la vente des timbres fiscaux. Il en ressort ce qui suit.
L’Ambassade ne tient pas une comptabilité régulière
Dans le but de s’assurer de la tenue régulière de l’ensemble des documents comptables et de la transmission de la comptabilité au Payeur Général du Trésor dans le délai requis, la mission les a examinés et analysés. Elle a aussi procédé à un inventaire physique de la caisse.
La mission a constaté que les livres comptables suivants ne sont pas tenus : registre du compte courant bancaire ou postal, livre de développement des recettes, livre de développement des dépenses, registre des rejets comptables, le livre journal de caisse, livre journal des commandes, registre des droits des créanciers, livre journal des matériels et matières, compte de gestion des matériels et matières.
Elle a également constaté que l’Ambassadeur qui est l’ordonnateur du budget de l’Ambassade n’a pas vérifié la caisse au 31 décembre 2017. Aussi, la mission n’a pu rapprocher le solde physique et le solde comptable, faute de livre journal de caisse régulièrement tenu.
Par ailleurs, les comptabilités des mois de janvier, février et mars 2017 ont été envoyées au niveau de la PGT à la date du 31 août 2017 soit un retard de plus de 6 mois. La comptabilité du mois d’août 2017 a été envoyée le 04 juin 2018 soit plus de 10 mois de retard. En décembre de l’année 2018, les comptabilités des mois de mai et juin 2018 n’étaient pas parvenues à la Paierie Générale du Trésor. La non tenue d’une comptabilité régulière conduit à une information de gestion déficiente et ne permet pas de s’assurer de la fiabilité des informations financières et de la traçabilité des opérations.
L’Ambassade ne tient pas de comptabilité-matières
La mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable ne tient aucun document de comptabilité-matières. En effet, de l’entrée du matériel dans le patrimoine de la représentation à sa sortie, en passant par les différents mouvements (affectation, mutation et réforme), rien n’est répertorié dans un quelconque document de la comptabilité-matières. De plus, le matériel de l’Ambassade ne fait l’objet d’aucune codification. La non-tenue des documents de comptabilité-matières ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble du patrimoine de la mission diplomatique et d’en assurer le suivi et la sauvegarde.
Des agents non habilités procèdent à des recouvrements de recettes
En vue de vérifier l’application des dispositions au recouvrement et à l’encaissement, la mission a procédé à une revue documentaire et à des entrevues. Elle a relevé que des Agents de la section consulaire de l’Ambassade recouvrent et encaissent les recettes en lieu et place du Secrétaire Agent Comptable. En effet, la section consulaire achète et utilise des reçus standards qui sont remis aux usagers en contrepartie des montants reçus à la place des quittances. Ces reçus, détachables en fiche unique, ne permettent pas de s’assurer que les montants inscrits à la partie remise aux usagers correspondent à ceux mentionnés sur les souches. De plus, lesdites souches sont détruites par la suite. Les montants collectés par la section consulaire sont reversés journalièrement ou périodiquement au Secrétaire Agent Comptable sur la base de listes établies par acte administratif.
Ainsi, le SAC procède à un simple renseignement des quittances sur la base de ces listes reçues. Cette situation ne permet pas d’établir la cohérence entre les reçus délivrés par la section consulaire aux usagers et les quittances renseignées par le SAC. À cela s’ajoutent les incohérences existantes entre les situations des recettes tenues à la section consulaire et par le SAC. À titre d’exemple, le montant des recettes issues de la vente des cartes d’identité consulaires (CIC) enregistré dans le registre de l’Agent administratif chargé de la réception des demandes des usagers s’élève à 1236 euros soit 810 763 FCFA, alors que les enregistrements contenus dans le fichier de l’agent administratif chargé de l’établissement de la carte consulaire est de 1188 euros soit 779 277 FCFA, pour le mois de juin 2018.
À la même période, les frais de carte d’identité consulaire reversés au SAC par l’agent de traitement de la section consulaire s’élèvent à 2134 euros soit 1 399 812 FCFA. Ainsi, le SAC a perçu plus de recettes au titre de la délivrance des cartes d’identité consulaires que ne reflètent les situations tenues à la section consulaire. Cette situation s’explique par la non-exhaustivité des enregistrements effectués à la section consulaire. La perception des recettes de chancellerie par des personnes autres que le SAC ne permet pas de sécuriser les ressources de l’Ambassade.
Certaines pièces justificatives relatives à la prise en charge des soins médicaux ne sont pas conformes
Dans le but de s’assurer que les risques liés au mécanisme de prise en charge des soins médicaux sont maîtrisés, la mission a analysé les différentes pièces justificatives relatives aux actes médicaux et aux frais d’ordonnances sus-évoqués.
La mission a constaté que certaines pièces justificatives du remboursement des frais d’ordonnance ne sont pas conformes. En effet, le Secrétaire Agent Comptable rembourse des frais d’achat de médicaments au personnel diplomatique sans que leur nom ne figure sur les reçus de pharmacie y afférents et qu’il ne soit possible de les rattacher à des ordonnances médicales ou à l’assuré. Ainsi, des reçus quelconques peuvent être indûment remboursés sur les ressources de l’Ambassade. Cette faiblesse peut entraîner des remboursements indus d’ordonnances ou d’ordonnances de personnes non éligibles.
L’Ambassade a procédé à une mauvaise imputation budgétaire
Dans le but de s’assurer de la correcte imputation des dépenses, la mission a analysé les états de dépenses et leurs supports justificatifs. La mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a imputé des dépenses sur un chapitre budgétaire inapproprié. Il s’agit des droits payés à l’interprète, suite à son licenciement, des honoraires du cabinet de conseil en matière de droit de travail payés, sur la rubrique budgétaire «autres dépenses». Ces dépenses devraient être financées, sur le chapitre budgétaire 3-629-41 «Frais de contentieux» sur les charges communes. Cette situation peut être source d’indiscipline budgétaire.
L’Ambassade ne respecte pas des procédures d’acquisition des biens et services
L’article 22 de l’Instruction n°0001/MFC du 14 juillet 1995 fixant les règles et procédures budgétaires et comptables applicables dans les Ambassades et Consulats du Mali, dispose que le registre des commandes permet de suivre de façon continue tous les bons de commande émis par la représentation. Il précise le numéro d’ordre, la date, la nature de la commande, le montant de l’engagement, l’imputation budgétaire, les destinataires, les références au visa, la date de liquidation et la date de transmission de la facture liquidée. La consommation des crédits sera suivie sur des fiches ouvertes par chapitre budgétaire.
Dans le but de s’assurer que les acquisitions effectuées par l’Ambassade du Mali à Madrid s’effectuent conformément à l’instruction ci-dessus citée, la mission a analysé les pièces justificatives de la période sous-revue. La mission a constaté que les acquisitions ne s’effectuent pas sur la base des bons de commande dûment établis par l’Ambassadeur. Le non établissement de bons de commande peut aboutir à des acquisitions qui ne répondent pas à des besoins réels.
L’Arrêté fixant le détail de la prise en charge des indemnités de déplacement et de mission n’est pas adopté
Dans le but de s’assurer de l’exhaustivité des dispositions règlementaires relatives à la prise en charge des indemnités de déplacement, la mission a analysé, échangé avec l’Ambassadeur et le SAC et procédé à des revues documentaires. La mission a constaté que les ministres en charge des Finances et de la Fonction Publique n’ont pas pris d’Arrêté Interministériel pour fixer les détails du décret ci-dessus cité. L’absence d’Arrêté fixant les détails du présent décret peut conduire à une mauvaise interprétation dudit texte et à des paiements indus d’indemnités de déplacement.
L’Ambassadeur a irrégulièrement modifié les rémunérations du personnel local
Le manuel des procédures d’exécution des dépenses publiques au Mali précise les différentes phases de traitement de rémunération de personnel. La phase administrative de traitement des salaires commence en début d’année (après l’édition des états de salaires de Janvier) par l’édition, par le Bureau Central de la Solde (BCS), des états nominatifs qui font ressortir par Unité Fonctionnelle (UF) l’effectif total, la situation administrative (catégorie, matricule, nom et prénom, corps, indice, nombre d’enfants) et la situation financière (fonds national de logement, primes, salaire brut mensuel, salaire brut annuel, engagement annuel) de chaque agent. Ces états nominatifs sont mis à la disposition des ordonnateurs secondaires par le BCS en vue de leur engagement et transmission au Contrôle Financier pour visa.
La Paierie Générale du Trésor (PGT) est ampliataire des états nominatifs pour le suivi de la masse salariale. La PGT effectue les transferts de fonds sur la base des décisions de mandatement établies par la Direction des Finances et du Matériel du Ministère des Affaires Etrangères.
Dans le but de s’assurer que les rémunérations perçues par le personnel diplomatique et local de l’Ambassade correspondent aux mandatements et aux transferts de fonds effectués en leurs noms, la mission a rapproché les états de virement et les états de paiement des salaires. La mission a constaté que les bulletins de salaire édités par le Trésor Public sont différents de ceux confectionnés par l’Ambassadeur et fournis au personnel local. En effet, l’Ambassadeur a procédé à des modifications de salaire sans tenir compte des procédures budgétaires. Sur la base de nouveaux contrats proposés et signés avec des agents administratifs, des secrétaires, des traducteurs et des chauffeurs, les salaires ont été modifiés sans que cela soit pris en compte dans le budget.
Ainsi, certains membres du personnel local ont vu leur salaire diminuer alors que le Trésor Public, à travers la Paierie Générale du Trésor, continue à leur payer le même niveau de salaire dont ils bénéficiaient avant la conclusion de nouveaux contrats de travail. D’autres membres dudit personnel reçoivent depuis le mois de septembre 2017 des salaires supérieurs à ceux qui leur sont destinés suivant les états de virement de la Paierie Générale du Trésor analysés pour la période sous revue.
Ainsi, les agents titulaires des matricules n°0133757X, n°011411415Z et n°0141423H ont vu leurs salaires diminués respectivement de 1 436 900 FCFA, 391 080 FCFA et 537 470 FCFA soit une diminution totalisant la somme de 2 365 450 FCFA. Par contre, les titulaires des matricules n°0141399F, n°0145482W et n°0147738J ont bénéficié d’augmentation respectivement pour la somme de 1 970 260 FCFA, 759 850 FCFA et 721 250 FCFA soit une augmentation se chiffrant à 3 451 360 FCFA.
Aussi, les salaires de l’assistant administratif et du chauffeur licenciés depuis les mois de février 2018 et septembre 2017, pour respectivement 13 538 950 FCFA et 5 911 175 FCFA sont virés par le Trésor Public sans qu’ils fassent partie de l’effectif de l’Ambassade. Les irrégularités financières issues des modifications indues de salaires ainsi que les salaires non perçus par les bénéficiaires et non reversés au Trésor Public s’élèvent à 25 266 935 FCFA.
Le Secrétaire Agent Comptable a payé des dépenses non éligibles
Afin de s’assurer du respect des dispositions légales, la mission a examiné les pièces justificatives des missions effectuées par l’Ambassade pendant la période sous-revue. La mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a effectué des dépenses indues de frais de restauration et d’hébergement tant pour le personnel de l’Ambassade que pour le personnel extérieur au service.
Concernant le personnel de l’Ambassade, la mission a relevé, sur la période 2015 à 2017, que le SAC a irrégulièrement payé des frais de restauration à ce personnel lors de ses différentes missions tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la juridiction. Les frais de restauration indûment perçus par le personnel s’élèvent à 4 063 089 FCFA.
Concernant le personnel extérieur à la mission diplomatique, suivant Décisions n°20/2017/AMM et n°20/2017/AMM (BIS) des 23 et 24 mai 2017, l’Ambassadeur a ordonné au Secrétaire Agent Comptable le paiement respectif de 785 430 FCFA et 1 141 890 FCFA destinés à la prise en charge des dépenses d’hébergement, et de restauration d’une délégation du Ministère de la Sécurité Intérieure et de la Protection Civile. Ainsi, les crédits de l’Ambassade ont été utilisés pour faire face à des dépenses déjà prises en charge sur les crédits dudit Ministère. Le total des dépenses inéligibles s’élève à 5 990 409 FCFA.
Le Secrétaire Agent Comptable a effectué des dépenses irrégulières
Dans le but de s’assurer que les dépenses exécutées par le SAC de l’Ambassade respectent les dispositions légales, la mission a analysé les pièces justificatives notamment celles relatives à l’acquisition et l’entretien du matériel roulant. La mission a constaté que le SAC a effectué des dépenses irrégulières relatives à l’acquisition et l’entretien du véhicule de l’Ambassadeur. En effet, l’Ambassade a reçu de la Paierie Générale du Trésor le montant de 50 000 000 de FCFA soit 76 224 51 Euros, destiné à la prise en charge de l’acquisition de véhicule de commandement de l’Ambassadeur et des frais de déplacement de l’ambassade.
En réalité, l’acquisition a coûté la somme de 84 301,6 Euros, soit 55 298 225 FCFA. Ainsi, il se dégage un écart correspondant à un dépassement de 5 298 225 FCFA non supporté par une notification de crédit supplémentaire. De plus, cette dépense a été comptabilisée en janvier 2018, alors qu’elle a été exécutée au mois de mars de la même année. En outre, il a effectué d’autres dépenses relatives au véhicule sur la base de document de budget d’atelier n°7040, en l’absence de facture et d’attestation de service fait pour la somme de 2 844,83 euros soit 1 866 086 FCFA en date du 4 avril 2018. Le montant des dépenses irrégulières ainsi déterminées est de 7 164 311 FCFA.
Le Secrétaire Agent Comptable a doublement payé une dépense
Afin de s’assurer que les paiements effectués par le Secrétaire Agent Comptable sont supportés par des pièces justifiant la réalité des dépenses, la mission a analysé les différents dossiers d’acquisitions de biens et des prestations de services.
La mission a constaté que le Secrétaire Agent Comptable a doublement payé des dépenses d’entretien pour des prestations dont le montant s’élève à 2776 80 Euros soit 1 821 461 FCFA. Ces dépenses d’entretien ont fait l’objet d’un double paiement pour la même prestation au profit du même fournisseur de l’offre de services du 4 avril 2018 et de la facture n°1512990450 en date du 3 mai 2018.
Le SAC a procédé à des paiements indus d’indemnités de déplacement
Dans le but de s’assurer que les frais de mission sont déterminés conformément aux dispositions du décret susvisé, la mission a analysé des dossiers des missions effectuées par le personnel de la représentation diplomatique. La mission a constaté que le SAC, à l’occasion des missions du personnel diplomatique à l’intérieur de l’Espagne (pays de résidence et juridiction de compétence), a appliqué des taux pleins d’indemnités de déplacement qui ont été payés au demeurant aux missionnaires. Alors que l’article 10 du décret de 2016 prévoit le paiement de la moitié dudit taux pour les déplacements hors du pays de résidence et dans la juridiction de compétence. Le montant ainsi indûment payé s’élève à la somme de 10 804 769 FCFA.
Il a été procédé à la dénonciation et à la transmission de faits par le Vérificateur général au procureur de la République près le Tribunal de grande instance de la Commune III du District de Bamako chargé du pôle économique et financier et au Président de la Section des comptes de la Cour Suprême relativement : à la prise en charge des frais de restauration indus du personnel de l’Ambassade pour un montant de 4 063 089 FCFA ; à la prise en charge indue des frais de restauration et d’hébergement de la délégation du Ministère de la Sécurité Intérieure et de la Protection Civile pour un montant de 1 927 320 FCFA ; au dépassement du coût d’acquisition d’un véhicule pour un montant de 5 298 225 FCFA ;au paiement en l’absence de facture définitive et d’attestation de service fait pour un montant de 1 866 086 FCFA ;au double paiement de frais d’entretien pour un montant de 1 821 461 FCFA ;au paiement d’indemnités de déplacement indues pour un montant de 10 804 769 FCFA ; aux modifications irrégulières de rémunération du personnel local pour un montant de 25 266 935 FCFA.
Respect du principe du contradictoire
À la fin des travaux, la mission a procédé à la restitution de faits significatifs en présence de l’Ambassadeur et du Secrétaire Agent Comptable dans les locaux de l’Ambassade du Mali à Madrid le 21 décembre 2018. Par Lette N°conf.0036/2019/BVG du 08 février 2019, le Vérificateur Général a transmis à l’Ambassadeur du Mali à Madrid (Espagne) le rapport provisoire afin de recueillir ses observations. L’Ambassadeur du Mali à Madrid (Espagne) a, par Lettre n°074/AMM/ AK/Fs/ 2019 du 28 mars 2019, transmis ses observations au Vérificateur Général. L’équipe de mission a exploité les informations et documents transmis par l’Ambassadeur et a intégré dans le rapport les informations pertinentes.
NB : le titre est de la rédaction.
