Comme annoncé dans notre livraison du vendredi 11 mars, nous voyons aujourd’hui les différents types de disclaimers et comment en mettre en place pour finalement vous en donner quelques exemples et modèles en inspiration.
Pour les différents types de disclaimers d’e-mail, il faut dire qu’ils peuvent être statiques ou dynamiques positionnés en différents endroits sur les e-mails envoyés. Ils peuvent être différents s’ils concernent des messages internes ou externes, ou s’ils sont envoyés par la Direction Financière ou celle des Ressources Humaines. Dans certains cas, ils pourront même être totalement personnalisés. Ils peuvent se placer en en-tête ou en fin d’e-mail. Le choix entre « en-tête » ou « en fin » dépendra essentiellement du type d’activité de votre organisation, et/ou du service émetteur concerné au sein de votre organisation. Et il est conseillé que le disclaimer interne renvoie les lecteurs vers la charte E-mail de l’organisation.
Alors, comment mettre en place un disclaimer d’e-mail ? La réponse est simple. On peut les mettre sur chaque poste de travail en ajoutant le disclaimer dans la signature du logiciel d’e-mail utilisé et, en pratique, c’est chaque utilisateur qui doit coller ce texte dans son fichier de signature. Mais pour les organisations qui ont la possibilité de s’acheter des serveurs, la solution est d’installer les disclaimers directement sur les serveurs d’e-mails, car elle est plus rapide et plus sûre. Mais disons-le clairement, les disclaimers doivent s’insérer dans la politique globale d’utilisation des technologies de l’information et de la communication à travers une Charte d’e-mail. Pour les modèles de disclaimers, nous avons pris des exemples d’ailleurs pour éviter toute interférence. En voici à titre d’inspiration quelques exemples :
—————————————————————————————————————————
BNP Paribas
Ce message et toutes les pièces jointes (ci-après le « message ») sont établis à l’intention exclusive de ses destinataires et sont confidentiels. Si vous recevez ce message par erreur, merci de le détruire et d’en avertir immédiatement l’expéditeur. Toute utilisation de ce message non conforme à sa destination, toute diffusion ou toute publication, totale ou partielle, est interdite, sauf autorisation expresse. L’internet ne permettant pas d’assurer l’intégrité de ce message, BNP PARIBAS (et ses filiales) décline(nt) toute responsabilité au titre de ce message, dans l’hypothèse ou il aurait été modifié
—————————————————————————————————————————
Natixis
L’intégrité de ce message n’étant pas assurée sur internet, Natixis ne peut être tenu responsable de son contenu. Toute utilisation ou diffusion non autorisée est interdite. Si vous n’êtes pas destinataire de ce message, merci de le détruire et d’avertir l’expéditeur.
—————————————————————————————————————————
Gendarmerie nationale
Ce message électronique et tous les fichiers attachés qu’il contient sont confidentiels et destinés exclusivement à l’usage de la personne à laquelle ils sont adressés. Si vous avez reçu ce message par erreur, merci de le retourner à son émetteur. Les idées et opinions présentées dans ce message sont celles de son auteur et ne représentent pas nécessairement celles de la gendarmerie nationale ou d’une autre administration. La publication, l’usage, la distribution, l’impression ou la copie non autorisée de ce message et des attachements qu’il contient sont strictement interdits.
O’BAMBA
