Comme suite à nos publications sur les menaces qui pèsent sur l’utilisation du courrier électronique en entreprise, nous ouvrons un nouveau chapitre toujours sur le courrier électronique, mais cette fois-ci sur la question des « Disclaimers d’emails ». Ces petits bouts de texte ajoutés le plus souvent aux bas des e-mails émis, afin d’en atténuer les éventuelles conséquences juridiques pour l’organisation responsable de son émission. Le terme « disclaimer » pourrait se traduire en français par « exclusion ou décharges de responsabilité légale ». En voici un exemple moins complexe : « Ce message et toutes les pièces jointes sont établis à l’intention exclusive de ses destinataires et sont confidentiels. Si vous recevez ce message par erreur, merci de le détruire et d’en avertir immédiatement l’expéditeur »
Pour les entreprises qui disposent de leurs noms de domaine propres, elles doivent savoir que c’est avec la mise en place d’une Charte d’E-mail et des Disclaimers d’e-mails que le leader d’entreprise peut dire qu’il a réussi à mettre en place pour son organisation les principaux outils qui réduisent l’exposition de son entreprise aux risques juridiques. Alors, si vous êtes un chef d’entreprise et que vous ne l’avez pas encore fait, les experts de l’Agence de communication digitale bAmAko 2.0 (66791648 que vous pouvez aussi contacter par email : manager@bamako2pointzero.com) vous en donne quatre grosses raisons pour le faire rapidement et maintenant. L’ajout de disclaimers aux e-mails professionnels vous garantit une relative protection juridique et dans certains cas c’est une obligation réglementaire qui rassure vos partenaires lors de vos activités internationales. Il est prouvé que le disclaimer est aussi d’une efficacité marketing ou commerciale.
- Protection juridique : dans le cas où vous seriez poursuivi en justice sur la base du contenu d’un email émanant de votre organisation, il n’est pas certain qu’un disclaimer d’email vous libère de votre responsabilité devant un tribunal. Mais, il peut aider dans certains cas, y compris sur l’atténuation de votre responsabilité. Et, plus important, la présence d’un disclaimer dans vos emails donne une image de sérieux et dissuadera les éventuelles personnes qui pourraient rechercher facilement à vous intenter des procès.
- Obligations réglementaires : la loi malienne Nº2013-015 du 21 mai 2013 portant protection des données à caractère personnel (LMPD) rend obligatoire aux entreprises de protéger les données personnelles de leurs clients. Par exemple aux Etats-Unis, les organismes de santé doivent archiver toutes leurs communications par emails en garantissant la sécurité d’accès (Health Insurance Portability and Accountability Act). Il serait donc très élégant d’inclure d’ailleurs dans votre disclaimer un rappel spécifique de conformité de votre entreprise aux obligations de la LMPD.
- Activités internationales : l’e-mail ne connaissant pas les frontières, il se trouve que dans de nombreux pays, dotés de législations nationales spécifiques, l’appréciation portée sur les différents risques juridiques liés à l’email peut être différente. Aussi, les entreprises doivent donc, par prudence, se « caler » sur les règles du pays partenaire.
- Efficacité marketing ou commerciale : il est de plus en plus courant aussi de lire des messages publicitaires, slogans ou valeurs, ainsi que les coordonnées complètes de l’entreprise émettrice dans les disclaimers. Certaines organisations profiteront de ce média pour y ajouter des textes lors de la sortie d’une nouvelle gamme de produits ou de leurs échanges d’Emails.
Dans nos prochaines livraisons nous verrons donc, les différents types de disclaimers, comment mettre en place un disclaimer, et nous vous donnerons quelques exemples et modèles dont vous pourrez vous inspirer pour créer vos futurs disclaimers.
O’Bamba
