CONTEXTE
L’institut National de Prévoyance Social (INPS) a été créé par la loi n°61-59 /AN-RM du 15 mai 1961, abrogée et remplacée par la loi n°96-004 du 25 janvier 1996, en vue d’assurer la gestion des régimes de prévoyance sociale institués en faveur des travailleurs salariés par la loi n°62-68 /AN-RM du 09 août 1962 instituant un code de Prévoyance Sociale en République du Mali et reprise par la loi N°99-041 du 21 août 1999.
A cet effet, la loi lui confie deux missions principales : encaisser les cotisations et servir les prestations des divers régimes de prévoyance sociale à savoir :
- les prestations familiales ;
- les accidents du travail et maladies professionnelles ;
- l’assurance vieillesse, l’invalidité, le décès ;
Avec l’institution de l’Assurance Maladie Obligatoire (AMO), la gestion de ce dernier volet a été confiée à la CANAM qui a bénéficié de l’ensemble du financement de la branche (2%), tandis que le volet prévention médicale est resté à la charge de l’INPS, dépourvu de financement.
En outre, la loi confie à l’INPS la gestion d’une action sanitaire et sociale qui complète les prestations fournies au titre des régimes techniques.
Depuis 1999, le bénéfice de prestations de certains régimes a été élargi aux travailleurs indépendants et aux membres non-salariés des professions libérales, commerciales, industrielles et artisanales par la loi instituant l’assurance volontaire (n°99-047 du 28 Décembre 1999).
Le souci d’avoir une bonne maîtrise du patrimoine mobilier et immobilier, la direction de l’INPS envisage d’engager par voie de sélection un cabinet indépendant en vue de faire un état des lieux du patrimoine de l’Institut.
Ces travaux doivent permettre, d’identifier les équipements manquants, défectueux et obsolètes en comparaison avec les informations fournies par la comptabilité.
- OBJECTIFS DE LA MISSION
La mission a pour objectifs :
La reconstitution des éléments d’actifs immobilisés avec l’aide d’une application informatique avec étiquette code barre ;
- La valorisation des actifs immobilisés existants ;
- L’identification par site et descriptif de l’état général ;
- La mise à jour des fiches détenteurs ;
- Recensement du patrimoine immobilier (inventaire des terrains bâtis et non bâtis, immeubles de rapport, immeubles affectés à l’exploitation) ;
- La mise à jour de la codification ;
- La mise à jour du manuel de codification du patrimoine mobilier et immobilier ;
- L’intégration des résultats de l’inventaire dans les états financiers (mise en conformité des états financiers avec les résultats de l’inventaire) ;
- La mise à disposition d’un fichier des immobilisations dont les données concordent avec la comptabilité ;
La réalisation des inventaires physiques des immobilisations concerne le siège, les directions régionales, les agences principales, les agences secondaires, les structures médicales et sanitaires de l’Institut.
RESULTATS ATTENDUS
Cette mission permettra d’identifier les immobilisations à proposer à la réforme mais aussi de proposer des actions à mettre en œuvre pour un meilleur suivi des biens et équipements de l’Institut.
MOYENS
Dans le cadre de cette mission, il sera fait appel à un Cabinet externe inscrit dans un ordre professionnel ayant une parfaite connaissance des textes régissant l’organisation de la comptabilité matière de manière générale, et les établissements publics à caractère administratif.
L’Agence Comptable et la Direction Financière et Comptable mettront à la disposition du Cabinet toutes les informations sur les comptes et les immobilisations existantes à savoir :
- Les sites concernés ;
- La liste des immobilisations.
En outre, toutes les structures opérationnelles mettront à la disposition du Cabinet la documentation nécessaire.
CHRONOGRAMME DES ACTIONS
Un Comité de Pilotage de la mission sera mis en place par la Direction générale de l’INPS
Une réunion préparatoire avec les différents responsables sera tenue en présence de la Directrice Générale ou de son représentant,
Les inventaires se dérouleront en fonction du calendrier qui sera décliné par le Cabinet et validé par l’INPS en fonction des zones et sites de l’INPS. Les localités concernées sont : Bamako, Kayes, Koulikoro, Sikasso, Ségou, Mopti, Gao et Tombouctou. (Y compris les chefs-lieux de cercles)
Cette mission est prévue pour une durée de 06 mois au plus suivant le calendrier de travail qui sera établi dans le respect des délais spécifiés par les présents termes de référence.
LIVRABLES
Au terme des travaux d’inventaire, le Cabinet ou groupement sélectionné produira un rapport provisoire de l’inventaire des biens, en mettant en exergue les facteurs clés et les points d’attention. Un transfert de compétences sera fait par rapport à l’application informatique utilisée par le cabinet
Suivant les compléments d’informations qui seront apportés par le Comité de pilotage, un rapport final sera mis à la disposition de l’Institut qui comportera l’ensemble des points cités dans les objectifs de la mission.
METHODOLOGIE
Le Cabinet ou groupement décrira sa propre méthodologie et fera éventuellement ses commentaires pour en justifier la pertinence.
Pour l’aider à mener à bien sa mission, les sites concernés assureront à l’équipe du Cabinet les facilitations et l’accompagnement nécessaires sous diverses formes : mise à disposition d’un local à usage de bureau, accès à l’internet et aux informations nécessaires, appui technique, facilitation des contacts avec les agents et les clients, etc.
Le Comité de pilotage assurera la supervision de la mission
PARTICIPATION ET PROFIL
La participation est ouverte à tout Cabinet ou groupement inscrit dans un Ordre Professionnel disposant d’une expérience approfondie dans la conduite de missions d’inventaire physique et de contrôle des comptes complétée par une expérience significative dans le secteur des établissements publics. Cependant, pour de raisons d’indépendance et d’impartialité, les offres des cabinets ou groupement ayant réalisé de missions d’audit, de certification et ou de contrôle des comptes de l’INPS au cours de dix dernières seront évaluées non conformes.
Le Cabinet ou groupement devra, pour cette mission, proposer une équipe d’experts ayant une formation en Droit, Comptabilité, gestion et Informatique.
Le consultant doit pouvoir présenter le personnel clé dont la composition est au minimum la suivante :
- Un Associé responsable expert-comptable diplômé inscrit dans un ordre professionnel et disposant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelles ;
- Un Directeur de mission expert-comptable diplômé inscrit dans un ordre professionnel disposant d’au moins huit (08) ans d’expérience professionnelle ;
- Un Chef de mission, expert-comptable diplômé disposant d’au moins cinq ans (05) ans d’expérience professionnelle ;
- Un Spécialiste en informatique BAC+4, disposant d’au moins cinq ans (05) ans d’expérience professionnelle ;
- Un Analyste des donnés BAC+4, disposant d’au moins cinq ans (05) ans d’expérience professionnelles ;
- Un Comptable matière BAC+3, disposant d’au moins cinq ans (05) ans d’expérience professionnelle ;
- Quatre (04) auditeurs qualifiés BAC+2, disposant d’au moins trois ans (03) ans d’expérience professionnelles.
- OFFRE TECHNIQUE
L’offre technique sera rédigée en français et libellée en trois (3) exemplaires dont un original et deux (2) copies.
Le Soumissionnaire intéressé devra décrire sa compréhension de la mission, sa méthodologie et son programme de travail dans une offre technique comprenant notamment :
- Une analyse de la compréhension des termes de référence de la mission,
- Une présentation détaillée de la méthodologie proposée,
- Une présentation détaillée du Soumissionnaire, avec les références du Cabinet,
- L’expérience du Cabinet ou groupement validée par une attestation de bonne fin délivrée par l’(les) Institution(s) bénéficiaire (s) avec signature et sceaux officiels. Pour les missions en cours d’exécution, une copie de la page de garde et la page de signature du contrat est requise pour valider l’expérience,
- Une présentation succincte des experts proposés et leurs curriculums vitae,
- La durée et le planning pour l’exécution de la mission.
L’INPS lance la présente manifestation d’intérêt pour l’inventaire du patrimoine de l’Institut National de Prévoyance Sociale.
Les candidats qualifiés seront ensuite admis à participer à la Demande de Proposition organisée pour sélectionner le consultant chargé de réaliser les prestations attendues pour une période de 60 jours calendaires.
Le candidat fournit un dossier comprenant :Une présentation détaillée de la méthodologie proposée et une analyse de la compréhension des termes de référence de la mission (un maximum de 03 pages) …….. ……………..30 points; Une présentation détaillée du soumissionnaire avec les références du cabinet: situation juridique et domaines d’activités en rapport avec le sujet ; une présentation succincte des experts proposés et leurs curriculums vitae; la durée et le planning pour l’exécution de la mission ……………30 points (voir le point 8 de l’avis : participation et profil) ;
Capacité technique : au moins deux marchés similaires attestées par des documents permettant de justifier sa capacité à exécuter le marché dans les règles de l’art…………………………………….30 points;
Les documents qui prouvent que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et parafiscales ……………………………10 points.
Le dossier de manifestation d’intérêt ainsi constitué doit être déposé au Secrétariat particulier du Directeur Général de l’INPS, au 3ème étage de l’immeuble de la Direction Générale sise Square Patrice Lumumba, au plus tard le Mardi 12 Janvier 2021 à 13 heures sous pli fermé.
L’ouverture des plis aura lieu le Mardi 12 Janvier 2021 à 13 heures dans la salle du Conseil d’Administration de l’INPS en présence des candidats qui le souhaiteront.
Les six candidats les mieux placés seront par la suite invités à faire des offres techniques et financières sur la base des Termes De Référence (TDR) définitifs qu’ils recevront à cet effet.
SIDIBE ZAMILATOU CISSE
Chevalier de l’Ordre National
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AVIS DE MANIFESTATION D’INTERET
Institut National de Prévoyance Sociale
Contexte et justification :
Établissement Public à caractère Administratif (EPA), l’Institut National de Prévoyance Sociale (INPS) a été créé par la Loi n°61-59/ANRM du 15 mai 1961, abrogée et remplacée par la Loi n°96-004 du 26 janvier 1996. Il assure la protection sociale des travailleurs salariés et indépendants ainsi que les membres non-salariés des professions libérale, artisanale, commerciale et industrielle. Les risques couverts dans ce cadre sont entre autres :
- Les Prestations familiales,
- Les accidents de travail et les maladies professionnelles,
- La vieillesse, l’invalidité et le décès.
Pour compléter ces régimes, la loi portant création de l’Institut en confie la gestion d’une action sanitaire et sociale.
Aussi, l’Assurance Volontaire n’a-t-elle pas été instituée par Loi N° 99-047 du 28 décembre 1999 et sa gestion confiée à l’INPS.
Enfin, avec l’avènement de l’Assurance Maladie Obligatoire (AMO), l’INPS a été désigné Organisme de Gestion Déléguée (OGD). A ce titre, il procède à l’immatriculation des assurés, à l’encaissement des cotisations et aux règlements des factures des prestataires conventionnés.
Les présents termes de référence sont élaborés afin d’acquérir un système informatisé pour assurer une gestion transparente, saine et régulière des biens acquis et ainsi prévenir toute utilisation abusive et tout détournement.
- Objectifs :
2.1 Objectif global :
La Direction Financière et Comptable, rattachée à l’Agent Comptable, est chargée de la tenue de la comptabilité, du contrôle des prestations et de la conservation des pièces justificatives des opérations financières effectuées par l’Institut.
L’objectif global de la mission consiste à concevoir un outil informatisé de gestion de la comptabilité matières conformément aux dispositions du décret N° 10-681-PRM du 30/12/2010 portant règlementation de la comptabilité matières et de l’Arrêté N° 2011-4795 MEF –SG fixant les modalités d’application du décret N° 681-PRM du 30 12/2010 qui puisse donner à temps réel les informations sur les stocks, les entrées et sortie des fournitures et biens durables (matériel roulant, matériel de bureautique, matériel informatique, matériel électrique, matériel de froid, etc.) de l’INPS à tous les niveaux :
- la description, le suivi et le contrôle des mouvements des matières (entrées, sorties : affectation, mutation, reforme, perte/vol, réparation, hors service) ;
- la disponibilité de statistiques fiables sur les biens mobiliers et immobiliers ;
- la connaissance des existants et de leurs mouvements sous le double aspect de la quantité et de la valeur ;
- la centralisation de toutes les données au niveau de la direction générale de L’INPS en vue d’établissement d’un fichier central de gestion des mobiliers et immobiliers de l’Institut;
- le contrôle de l’existant et de leur utilisation ;
- le suivi de l’entretien de tout matériel, afin de lui garantir une durée de vie raisonnable.
2.2 Objectifs spécifiques :
Les objectifs spécifiques se déclinent comme suit :
concevoir et tester le logiciel de gestion de la comptabilité-matières ;
- installer le logiciel développé ;
- fournir le manuel d’utilisation y afférent ;
- former le personnel impliqué dans la tenue de la comptabilité-matières ;
- assurer le transfert de compétences aux informaticiens de la Direction du système d’information (DSI).
III. Résultats attendus :
le logiciel de gestion de la comptabilité-matières est conçu et installé à l’INPS ;
- le manuel d’utilisation du logiciel est disponible ;
- le personnel impliqué dans la tenue de la comptabilité-matières est formé ;
- l’assistance technique est disponible pour la maintenance du logiciel ;
- le transfert de compétences aux informaticiens de la DSI.
- Spécifications minimales de la solution recherchée :
Le logiciel doit comporter les caractéristiques ou fonctionnalités minimales ci-après : Saisie, modification, recherche, statistiques, impression, gestion des utilisateurs.
Le logiciel doit permettre de :
- fournir la situation de matériel durable (type, année d’acquisition, marché, source de financement, emplacement, détenteur, état…) ;
- retracer les différents mouvements de stocks (entrées/sortie) ;
- retracer les bénéficiaires des sorties de stocks (nom, prénom, matricule, poste, structure …) ;
- fournir les différents états sur le stock et le matériel durable ;
- fournir les statistiques sur le stock et le matériel durable ;
- alerter pour le stock de sécurité ;
- fournir la situation théorique du stock et du matériel durable ;
- fournir les résultats d’inventaires (éventuels écarts entre niveau théorique et réel…).
Le degré de sécurité et d’intégrité doit être qualifié de satisfaisant et sera de type web sur lequel un accent particulier sera mis sur la sécurité d’accès, de données et d’exploitation informatique.
En termes d’accessibilité, le logiciel doit permettre la gestion de profils et de rôles distribués en fonction des niveaux de responsabilité des intervenants de la gestion de la comptabilité matière (Directeur Général, Agent comptable, Directeur Financier et Comptable, Directeur des Affaires Générales, Magasiniers, Directeurs régionaux, etc.).
- Durée de la mission :
La durée de la prestation est fixée à : 6 mois pour la conception et la réalisation du logiciel et 6 mois pour l’assistance au démarrage/la maintenance.
- Rapports à fournir :
Les rapports suivants seront fournis en trois (03) exemplaires dures et une (1) version électronique (CD ou clé USB):
Le rapport diagnostic de l’existant ;
- Le rapport de conception et de spécification du logiciel ;
- le rapport d’installation du logiciel ;
- le rapport sur l’élaboration du manuel d’utilisation et le projet du manuel d’administration;
- le rapport de formation du personnel ;
- le rapport final de la mission et le manuel d’utilisation finalisé.
VII. Mandat du consultant :
Le consultant s’attèlera d’abord à analyser les processus déjà en place et les applications disponibles au niveau de la DFC quant à la gestion de la comptabilité matières (analyse de l’existant). Ensuite, il concevra et réalisera le logiciel capable de supporter et d’améliorer les dispositifs existants.
Le consultant doit élaborer un manuel d’utilisation et former l’ensemble des utilisateurs sur les différentes fonctionnalités du logiciel. La formation touchera tous les comptables-matières et des chefs de division. Au total, il est prévu de former environ vingt (20) agents. Toute l’organisation matérielle de l’atelier (lieu de formation, restauration, fournitures de bureau, reprographie, etc.) est à la charge du client.
Le consultant assurera toute l’assistance technique à l’installation et au déploiement du logiciel. Il assurera également un transfert de compétences aux informaticiens de la DSI.
VIII. Profil du consultant :
Le consultant doit être un cabinet spécialisé dans la conception de bases de données et/ou de système informatisé de gestion ayant au moins quinze (15) ans d’expérience dans la conception et le déploiement de bases de données et/ou de systèmes informatisés de gestion et avoir réalisé au moins un marché similaire de conception d’un logiciel de comptabilité matières dans une administration publique malienne au cours des cinq (5) dernières années et attestés par une attestation de bonne exécution ou un procès-verbal de réception définitive et la copie de la page de garde et de signature du marché. .
Le personnel clé doit être composé au moins de :
- un (01) ingénieur informaticien, chef de mission, de niveau bac +4 au moins en programmation et ayant au moins dix (10) ans d’expérience dans le domaine de la conception de base de données et/ou de système Informatisé de gestion et certifié OCP outils de développement Oracle ;
- deux (02) ingénieurs informaticiens, de niveau bac +4 au moins en programmation et ayant au moins cinq (05) ans d’expérience en conception d’applications web ;
- Un (01) expert en comptabilité-matières, de niveau bac + 4 au moins en finance et comptabilité, gestion ayant au moins quinze (15) ans d’expérience dans la gestion de la comptabilité-matières et des finances publiques.
L’INPS lance la présente manifestation d’intérêt pour la sélection d’un cabinet pour l’acquisition d’une application de gestion de la comptabilité matière aux normes de la CIPRES.
Les candidats qualifiés seront ensuite admis à participer à la Demande de Proposition organisée pour sélectionner le consultant chargé de réaliser les prestations attendues pour une période de 60 jours calendaires.
Le candidat fournit un dossier comprenant :
- Une note de concept sur la problématique, objet de la manifestation d’intérêt (un maximum de 03 pages) …….. ……………..30 points;
- Une présentation succincte du bureau: situation juridique et domaines d’activités en rapport avec le sujet……………30 points (voir le personnel clé de la mission au point VIII de l’avis : profil de l’auditeur et personnel clé) ;
- Capacité technique : au moins deux marchés similaires attestées par des documents permettant de justifier sa capacité à exécuter le marché dans les règles de l’art…………………………………….30 points;
- Les documents qui prouvent que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et parafiscales ……………………………10 points.
Le dossier de manifestation d’intérêt ainsi constitué doit être déposé au Secrétariat particulier du Directeur Général de l’INPS, au 3ème étage de l’immeuble de la Direction Générale sise Square Patrice Lumumba, au plus tard le Mardi 12 Janvier 2021 à 13 heures 30 mn sous pli fermé.
L’ouverture des plis aura lieu le Mardi 12 Janvier 2021 à 13 heures 30 mn dans la salle du Conseil d’Administration de l’INPS en présence des candidats qui le souhaiteront.
Les six candidats les mieux placés seront par la suite invités à faire des offres techniques et financières sur la base des Termes De Référence (TDR) définitifs qu’ils recevront à cet effet.
SIDIBE ZAMILATOU CISSE
Chevalier de l’Ordre National
